Produzierendes Gewerbe

Viele Herausforderungen muss eine DMS-Lösung meistern. Die Prozesse in der Produktion sind zahlreich, komplex und häufig weltweit verteilt. Die DMS-Lösung von DocuPool verspricht viel und hält alles.

Mit DocuWare realisieren Sie Fertigungs- und Produktionsprozesse nachhaltig und beschleunigen abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe. Alle Unterlagen rund um Aufträge, Dokumentationen, Notizen, Briefe, ein- und ausgehende E-Mails, Protokolle, kaufmännische Belege, Zeichnungen, CAD-Pläne, Fotos, Konstruktionszeichnungen, Ersatzteillisten und Versandpapiere werden vollautomatisch und revisionssicher im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und stehen unternehmensweit auf Knopfdruck bereit. Vollautomatisch werden die Belege aus Ihrem Warenwirtschaftssystem (Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen) ebenfalls dort abgelegt. Ist ein Dokument digital archiviert, haben alle befugten Mitarbeiter sofort Zugriff darauf und können selbst Jahre später unabhängig vom Format auf die Dokumente zugreifen – manipulations- und revisionssicher.

Kunden- oder unternehmensinterne Anfragen können sofort beantwortet werden. Das mühsame Suchen in Ordnern entfällt. Papierdokumente, die auf Schreibtischen einzelner Mitarbeiter liegen oder E-Mails, die nur in den Postfächern eines Mitarbeiters zu finden sind, gibt es nicht mehr. 
Darüber hinaus sorgt eine individuell an das Unternehmen angepasste Workflow-Funktionalität für schnelle abteilungsübergreifende Genehmigungsprozesse und macht sie transparent (z. B. Prozeß der Rechnungsfreigabe).

Bei dem Thema Qualitätssicherheit bleiben ebenfalls keine Wünsche offen. Folgende Situation hat es gegeben: Wieder ist einem Mitarbeiter im Werk unklar, ob er sich auf die aktuelle Version einer technischen Zeichnung eines Bauteils stützt. Zu viele CAD-Dateien wurden unstrukturiert ohne Versionsnummern abgelegt. Durch unsere Lösung werden Kenntnisstände von Mitarbeitern ganz einfach mit elektronischen Stempeln und Signaturen erfasst. Das System zeichnet jede Änderung eines Dokuments auf und hält Urheber und Zeitpunkt der Modifikation fest. Dem Mitarbeiter konnte sofort geholfen werden.

Weitere Pluspunkte unserer Lösung: oft sind Anlagen bzw. Produktionsstätten nach Bundesimmisionsschutzgesetz genehmigungspflichtig. Die Unterlagen hierfür sind mit wenigen Mausklicks zusammengestellt ebenso wie alle Dokumente, E-Mails, Belege uvm. zur Einhaltung des Produkthaftungsgesetzes.

Aus Transparenz wird Innovation:

  • ·   Abteilungsübergreifender Zugriff auf alle Dokumente unabhängig von Datenquelle und Standort
  • ·     Suchzeitreduzierung und schnelle Arbeitsprozesse
  • ·     Qualitätssteigerung
  • ·     Übersichtliches Versions- und Informationsmanagement
  • ·     Sehr einfache Prozesssteuerung über Stempel
  • ·     Einhalten von Richtlinien und dem Produkthaftungsgesetz
  • ·     Höhere Kundenzufriedenheit
  • ·     Einfache Integration in ERP-Systeme (SAP, Navision, proALPHA uvm.)

 

 

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