Tipps für die Digitalisierung in Unternehmen: Was CIOs wissen müssen

Sei es der Einkauf, der Vertrieb oder die Buchhaltung – von der Digitalisierung in Unternehmen können sämtliche Abteilungen nur profitieren. Doch mit dem Digitalisierungsprozess sind auch einige Herausforderungen verbunden. In diesem Beitrag erfahren Sie deshalb, worauf Ihr Unternehmen bei der Umstellung auf jeden Fall achten sollte und weshalb Sie als CIO für die Koordination der richtige Ansprechpartner sind.

Der CIO hält die Zügel in der Hand

85 Prozent aller Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung eine Vorreiterrolle übernehmen, haben einen Verantwortlichen für die bereichsübergreifende Koordination der Digitalisierung benannt. Das hat der Bitkom Digital Office Index 2016 – eine repräsentative Studie, für die mehr als tausend Unternehmen ab einer Größe von 20 Mitarbeitern befragt wurden – klar erwiesen.

Wollen Unternehmen die Digitalisierung bestmöglich umsetzen, sollten sie sich daran ein Vorbild nehmen und ebenfalls eine Person benennen, die die Zügel in der Hand hält und jeden Schritt des Weges im Blick hat. Einige Unternehmen schaffen für diese Aufgabe eigens die Position des Chief Digital Officers (CDO); in den meisten Fällen wird sie jedoch laut Bitkom entweder von der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand (34 Prozent) oder eben dem IT-Leiter/CIO (36 Prozent) übernommen.

Weshalb eine gründliche Vorbereitung für die Digitalisierung in Unternehmen so wichtig ist

So verlockend die Aussicht auf effizientere Arbeitsabläufe und die Einsparung von Kosten auch sein mag: Die Digitalisierung in Unternehmen darf nicht überstürzt erfolgen. An erster Stelle muss immer eine klare Analyse des Ist-Zustands stehen, um herauszufinden, in welchen Bereichen die Digitalisierung den größten Erfolg verspricht. Klären Sie deshalb nicht nur, welche technischen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen gegeben sind, sondern auch, wie Dokumente erfasst und organisiert werden, wer auf welche Informationen Zugriff hat und in welchen Bereichen welcher Abteilungen der größte Verbesserungsbedarf besteht. Insbesondere letztere Frage können Sie am besten beantworten, wenn Sie ganz bewusst diejenigen Menschen ins Boot holen, deren Berufsalltag von der anstehenden Digitalisierung am meisten beeinflusst wird: Ihre Kollegen und Mitarbeiter.   

Wie Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter erhöhen

Die Digitalisierung in Unternehmen kann nur funktionieren, wenn alle Interessensgruppen an einem Strang ziehen. Aus diesem Grund sind Sie als CIO – und damit als Koordinator des Digitalisierungsprozesses – in der Pflicht, allen Abteilungen die Vorteile der bevorstehenden Änderungen vor Augen zu führen. Andernfalls kann es leicht passieren, dass die künftigen Anwender das Vorhaben als technische Spielerei oder gar als lästige Zusatzbelastung abtun, weil sie nicht erkennen, wie sich ihr Arbeitsalltag durch die Umstellung verbessern wird. Im Idealfall lassen Sie deshalb bereits in der Planungsphase Vertreter sämtlicher Abteilungen zu Wort kommen, um ihnen Gelegenheit zu geben, ihre Verbesserungsvorschläge und -wünsche einzubringen. Das ist gleich doppelt sinnvoll: Zum einen bekommen Ihre Kollegen das Gefühl, mit ihrer Meinung wertgeschätzt zu werden, und zum anderen können Sie aus den Beiträgen einen enormen Wissensgewinn ziehen. Niemand sonst weiß schließlich so genau, wo es im Alltag hakt, wie diejenigen Menschen, die Tag für Tag mit einem ineffizienten, weil veralteten, Dokumentenmanagement zu kämpfen haben, das im Rahmen der Digitalisierung optimiert werden kann.

Was halten Sie davon, bewusste Interviewsituationen herbeizuführen? Erkundigen Sie sich danach, wie die einzelnen Abteilungen bislang vorgehen und gehen Sie dann insbesondere auf diejenigen Aspekte ein, die die befragten Personen als kompliziert oder aufwendig empfinden. In der Folge bekommen Sie nicht nur ein vollständiges Bild davon, wie sich die Abläufe nach der Digitalisierung verbessern sollen, sondern Sie geben Ihrem Team auch Gelegenheit, sich bewusst einzubringen. Das fördert die Akzeptanz der späteren Maßnahmen enorm.

 

 

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